RODO to podstawa w wielu miejscach pracy i instytucjach, nie tylko ze względu na aspekty prawne, ale i te wpływające na zaufanie u Klientów i w środowisku branżowym. Jakie znaczenie ma RODO w biurze rachunkowym?
Biura rachunkowe to miejsce, gdzie wrażliwe dane mają szczególne znaczenie
Biura rachunkowe to miejsce, gdzie klienci powierzają poufne dane dotyczące swoich firm i liczą na to, że są one odpowiednio chronione. W biurach rachunkowych przetwarza się dane osobowe w dużych ilościach, a zaufanie klientów jest tutaj kluczowym aspektem. Takie miejsce jest w tym przypadku administratorem danych, bo przetwarza dane swoich pracowników, potencjalnych pracowników czy swoich klientów. Poza tym przetwarza dane od klientów, sięgając do poziomu danych pracowników i kontrahentów. Istnieje wiele aspektów tego, jak być zgodnym z RODO, aby poznać je wszystkie, najlepiej jest przejść specjalne szkolenie RODO dla Biur Rachunkowych.
Na co należy zwrócić uwagę w biurze rachunkowym, aby osiągnąć zgodność z RODO?
Regulamin, klauzule i umowy powierzenia
Przede wszystkim liczy się nie tylko sposób opracowania dokumentów, ale i procedury i rozwiązania. Istnieje szereg aspektów, które trzeba opracować, aby w pełni wdrożyć RODO w biurze rachunkowym. Jest to przede wszystkim szczegółowy i spójny regulamin ochrony danych osobowych, a także procedura na wypadek, gdy naruszy się prawidłowe przetwarzanie danych. Poza tym muszą być opracowane i zawarte umowy powierzenia przetwarzania, a także rejestr kategorii przetwarzania, ten ostatni gdy przetwarza się dane dla innych, na przykład dla klientów. Ważne jest także opracowanie i zamieszczenie w odpowiednich miejscach klauzul informacyjnych i polityki prywatności.
Tworzenie kopii zapasowych i usuwanie danych
Nie należy zapominać o tworzeniu kopii zapasowych przetwarzanych danych na szyfrowanych dyskach przenośnych i w chmurze. Co za tym idzie, należy niszczyć dane w sposób profesjonalny i trwały, a dotyczy to zbędnej dokumentacji. Kopie zapasowe danych też muszą być usuwane po określonym czasie. Wszelka dokumentacja w firmie musi być zabezpieczona. Bardzo ważny aspekt to oczywiście szkolenie personelu, tak aby każdy dokładnie wiedział jak postępować z danymi. Jak widać, jest wiele czynności, które należy wykonywać, dlatego szkolenie powinno być wstępem do prawidłowego wdrożenia RODO.
Czy warto zrobić audyt ochrony danych osobowych i szkolenie z RODO w biurze rachunkowym?
Po co są potrzebne szkolenia RODO?
Szkolenia RODO to przede wszystkim uświadomienie pracowników biur rachunkowym jak ważnym aspektem jest ochrona danych i ich prawidłowe przetwarzanie. Aby wdrożyć system ochrony danych osobowych w sposób prawidłowy, najlepiej jest przeszkolić pracowników w tym zakresie. Szkolenia pracowników mogą być w formie stacjonarnej, w formie on-line lub szkoleń specjalistycznych dla pracowników konkretnych działów lub działu zarządu. Biuro rachunkowe, które chroni dane osobowe, jest wiarygodne dla klientów i partnerów.
Rola audytu bezpieczeństwa w firmie
Audyt bezpieczeństwa ma na celu ustalenie czy przetwarzanie danych odbywa się w sposób zgodny z RODO, czy są zachowane zasady bezpieczeństwa. Poza tym sprawdza się, czy biuro rachunkowe posiada odpowiednie zaplecze organizacyjne, techniczne i prawne do przetwarzania danych.
Bądź pierwszy, który skomentuje ten wpis