Faktury, dokumenty podatkowe, Księga Przychodów i Rozchodów, dokumenty kadrowo-płacowe – lista dokumentów, które musisz przechowywać w firmie jest długa. Jeszcze dłuższy może okazać się rząd segregatorów, w których trzymasz wszystkie niezbędne papiery. Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli Ci uporać się raz na zawsze ze stertą papierów. Poznaj, jakie korzyści niesie ze sobą wykorzystanie go w pracy oraz jak go wdrożyć w swojej firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów zakłada zdigitalizowanie całej dokumentacji w firmie. Oznacza to, że dokumenty, które do tej pory funkcjonowały w formie papierowej, będą zapisywane w formie elektronicznej. Następnie należy wdrożyć odpowiednie procedury dla obiegu każdego dokumentu oraz wprowadzić narzędzia do podpisu elektronicznego.
Jak Twoja firma może skorzystać na wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów? Jak skutecznie przeprowadzić cały proces? Odpowiedzi na te pytania poznasz w tym artykule.
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety
Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli przechowywać w bezpieczny sposób wszystkie dokumenty. Nie zniszczy ich pożar czy powódź. Dzięki systemowi zabezpieczeń i haseł wrażliwe dane nie dostaną się do wiadomości osób trzecich.
Ponadto elektroniczny obieg dokumentów pozwoli zautomatyzować wiele procesów w firmie, co przełoży się na większą efektywność pracy. Drukowanie dokumentów, zanoszenie ich odpowiednim osobom do podpisu, czy też wprowadzanie ich do systemu zostanie zastąpione przez parę kliknięć komputerowej myszy. Co więcej, system sam weryfikuje poprawność danych, dzięki czemu zostaną wykluczone błędy spowodowane przez czynnik ludzki.
Elektroniczny obieg dokumentów jest nieodzowny, jeśli Twoi pracownicy pracują zdalnie lub hybrydowo. Dzięki temu nowoczesnemu rozwiązaniu będą mieli oni dostęp do niezbędnych dokumentów, nawet jeśli wykonują swoje obowiązki poza siedzibą firmy.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
W celu wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów warto skontaktować się z profesjonalną firmą np. Archman.pl – system zarządzania dokumentami. Ponadto należy wyznaczyć doświadczoną osobę z zespołu, która będzie odpowiedzialna za współpracę przy tym projekcie. Wspólnie z przedstawicielem firmy wdrożeniowej dokona ona analizy przedwdrożeniowej. Podczas takiej analizy zostaną zbadane procesy biznesowe w firmie oraz wybrane te, które wymagają zautomatyzowania. Jej celem jest dokładne poznanie specyfiki danego przedsiębiorstwa po to, by jak najlepiej dopasować system elektronicznego obiegu dokumentów.
W wyniku przeprowadzonej analizy powstanie dokument zawierający informacje o aplikacjach, jakie zostaną wykorzystane w danej firmie, czas trwania wdrożenia oraz zasady, na jakich będą przeprowadzane integracje z innymi systemami. Jeśli dokument zostanie zatwierdzony, można przystępować do działania. Firma wdrożeniowa nie tylko utworzy odpowiednie aplikacje i zintegruje system, ale również przeprowadzi testy oprogramowania oraz zorganizuje szkolenia dla Twoich pracowników.
Bądź pierwszy, który skomentuje ten wpis